Facturación de Clientes

Nuestra plataforma uno de los puntos mas utilizados siempre será la facturación, un modelo que empleamos para generar y enviar las facturas a todos nuestros clientes ya sean Huéspedes o agencias incluso facturación de otros temas que no pueden tener que ver con el turismo.

Necesitamos tener claro varios conceptos para poder llevar la facturación correctamente a nivel de gestión y poder sacar informes de todo lo que facturamos.

  1. Siempre que vayamos a facturar algo, necesitamos crear el producto que facturamos.
  2. La facturación de las reservas se realizan desde el propio PMS ya que tiene un formato especial.
  3. Saber diferenciar entre cliente y huésped.

Modulo de Facturación

Contamos con un modulo especial con el que donde podremos ver todas las facturas generadas o registradas por la empresa.

Aquí podremos ver todas las facturas, pagos abonos, etc.

Desde aquí podremos gestionar tanto clientes como proveedores.

Documentos que la plataforma puede generar

Nuestra plataforma cuenta con tres tipo de documentos muy diferenciados.

  • Facturas
  • Presupuestos
  • Proformas

Los documentos de factura y presupuesto cuentan con una versión borrador especial para antes de que se emita y se le de un numero de documento especial se compruebe que los datos de la factura este correctos.

Las proformas son un documento especial que se tiene que activar unos permisos de manera especial. Las proformas la única manera de poder generarlas son desde los presupuestos. Contacta con nosotros si quieres generar estos tipos de documentos.

Facturas completas y facturas simplificadas

Consulta Vinculante de Dirección General de Tributos, V2885-16 de 22 de Junio de 2016

Consulta vinculante de la Dirección General de tributos

“… En consecuencia, y de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 6 y 7 del Reglamento de facturación, si la consultante expide en un mismo año natural tanto facturas completas como facturas simplificadas, unas y otras deberán expedirse en series separadas y la numeración dentro de cada serie deberá ser correlativa. …”

¿Cómo gestionar las facturas de las reservas?

Revisa la documentación del PMS para saber como generar facturas desde el PMS. Es importante que si son facturas de una reserva de Hotel se generen desde ahí. Dado que así la facturá cogerá los datos de la reserva.

¿Cómo gestionar los presupuestos de las reservas?

Revisa la documentación del PMS para saber como generar presupuestos desde el PMS. Es importante que si son presupuestos de una reserva de Hotel se generen desde ahí. Dado que así el presupuesto cogerá los datos de la reserva.

Facturación Manual

Con nuestra herramienta tienes la capacidad de generar facturas sin necesidad de tener una reserva por en medio. Dado que la herramienta cuenta con un módulo de Facturación.

Esto nos será útil si gestionas empresas no turísticas con nuestra contabilidad y necesidad generar facturas o casos varios.

Lo único que tendrás que hacer es:

Facturación/Contabilidad ‣ Clientes ‣ Facturas

En este apartado pulsaremos sobre el botón de Crear

Nos saltará la pantalla de la Factura y la tendremos que rellenar

Tendremos que indicar como mínimo:

  • Cliente
  • Diario
  • Fecha Factura
  • Producto

Modificación de una Factura

¿Cómo modifico el cliente de una factura?

Se pueden dar dos circunstancias:

1. Factura publicada

  • Primero debemos cambiar el estado a borrador.
  • Pulsamos sobre ‘Editar’.
  • Modificamos los datos necesarios. (Exceptuando la Fecha, solo en casos especiales)
  • Guardamos los cambios.
  • Publicamos de nuevo la factura. (Muy importante si la Factura ya tiene número)

2. Factura publicada y pagada

Antes de empezar hay que tener en cuenta que el pago va vinculado al cliente, por lo tanto hay un momento en el que se desvincula el pago de la factura. Podemos encontrar los datos del pago en la misma factura:

  • Cambiamos el estado de la factura a borrador.
  • Pulsamos sobre ‘Editar’.
  • Modificamos los datos necesarios. Para poder vincular el pago tenemos que recordar el nombre del cliente al que facturamos para poder cambiarlo en el pago.
  • Guardamos los cambios.
  • Publicamos de nuevo la factura.
  • Vamos a pagos (en el módulo de facturación), buscamos el pago con la información que hemos guardado antes.
  • Entramos en el pago, lo pasamos a borrador, cambiamos el nombre del cliente para que sea el mismo que el de la factura y pulsamos sobre confirmar.
  • Volvemos a la factura y ahora tendremos el cobro pendiente para poder vincularlo. Hay que pulsar sobre ‘Añadir’ para vincularlo.