¿Cómo crear y modificar tu Marca?

Dentro de la herramienta PMS Astro All in One. Contamos con el concepto de Marca, que es el establecimiento turístico.

¿Porqué el concepto de Marca?

Entendemos que la Marca es la marca comercial que la empresa esta explotando para sacar un beneficio.

Si nos adentramos en el sector turístico en este caso son los Hoteles, Apartamentos o casas que la empresa vende a terceros para sacar un beneficio, por eso el concepto de Marca como Establecimiento Turístico.

¿Cómo crear una Marca?

Dentro del modulo de PMS en el apartado de configuración nos podemos encontrar con la opción de Marca

Aquí nos encontraremos con el listado de todos los establecimientos que tenemos en la plataforma digital.

Para la creación de nuevos establecimientos contamos con los botones de Crear

A la hora de crear nos pide diferentes datos, para poder crear la ficha del mismo:

  • Nombre: El Nombre comercial del establecimiento.
  • Dirección: La dirección del establecimiento con todos los datos.
  • Empresa: La empresa a la que pertenece dicho establecimiento. Esta empresa la asignaremos para que a la hora de crear una reserva automáticamente se asigne dentro de la misma.
  • Teléfono: El teléfono del establecimiento.
  • Móvil: Por si tenemos un numero móvil del establecimiento.
  • Email: El del establecimiento.

Formato Factura

Además desde aquí puedes modificar las plantillas de los documentos por cada Marca.

Importaremos el Logo y si queremos poner alguna frase o comentario en la parte de arriba o de abajo.

Los demás datos los cogerá de lo que le indicamos a la Marca.

General

En este apartado nos encontramos unos campos importantes para rellenar.

Es PMS

Este check es importante para los Hoteles que gestionamos con el PMS, ya que nos podemos encontrar en los casos de que la Marca no se gestione desde el PMS.

Si no tenemos este check activado no podremos usar esta Marca con el PMS.

Además con este check podremos segmentar la información en algunos informes de Blazar.

Contrato por defecto

Aquí indicaremos el contrato por defecto que se indicará siempre a la reserva en caso de no indicar otro a la hora de crear la misma.

Este contrato nos servirá tanto para el las reservas que creamos manualmente como para el motor de reservas.

Además este contrato es el que usaremos si indicamos un precio para realizar los Upgrade ayudando así a recepción a hacer el trabajo diario.

Agencia por defecto

Aquí indicaremos la agencia por defecto que se indicará siempre a la reserva en caso de no indicar otro a la hora de crear la misma.

Comedor por defecto

Aquí indicaremos el comedor por defecto que se indicará siempre a la reserva en caso de no indicar otro a la hora de crear la misma.

Estado por defecto de la reserva

Este será el estado que al crear la reserva se indique automáticamente.

Si ponemos en marcha el envío de las confirmaciones de la reserva recomendamos siempre poner este estado en Pre Reserva, ya que si la creamos y se crea como confirmado enviará automáticamente aunque falten datos por insertar.

Fecha inicio de la actividad

Aquí indicaremos la fecha de inicio de la actividad del Hotel.

No desde que usamos la plataforma PMS Astro All in One, sino desde el momento que explotamos esta Marca.

Fecha de trabajo y Fecha de bloqueo

Estas fechas las usaremos para indicar en que día nos encontramos.

Fecha de trabajo

La fecha de trabajo será la que con el cierre del día se pasará sola.

Fecha de bloqueo

La fecha de bloque nos servirá para bloquear la fecha en día determinado para temas productivos.

Sincronización de fechas

Tenemos la opción de poder llevar estas fechas sincronizadas con el check de sincronización.

Caja de seguridad con código para la llave

Este apartado nos servirá si tenemos un código de bloqueo para la puerta central del Hotel.

Nos servirá para enviarlo junto a plantillas para los huéspedes.

Grupo de Facturación por defecto de Extras

Aquí podremos indicar el grupo de facturación por defecto que queremos que se ponga en nuestras lineas de extras.

Facturable a (Extras)

Por defecto se puede poner que los extras se pongan por defecto a:

  • Titular
  • Huésped
  • Agencia

Esto afectará tanto a las reservas insertadas por el Channel Manager y insertadas manualmente.

Formatos de Parte de Registro de Llegada de Viajeros

Aquí indicaremos el formato para la hoja de registro.

El formato por defecto debe ser “pms.reservation_guest.registration_form”.

Formato de la Hoja de Bienvenida

Aquí indicaremos el formato para la hoja de bienvenida.

El formato por defecto debe ser “pms.reservation_welcome_card.welcome_card”.

Riesgo Financiero

Aquí indicaremos por defecto como queremos que se ponga el crédito en las reservas.

Podremos indicar si queremos que se active o se desactive por defecto y además si queremos un limite de crédito por defecto.

Periodos de Cierre

Los periodos de cierre son períodos en los que indicamos a la herramienta de que fecha a fecha el establecimiento queda cerrado.

Si no indicamos nada, el programa entiendo que el establecimiento esta abierto todo el año y puede dar precio y inventario durante todo el año.

Esto nos servirá para poder cerrar masivamente ventas por todos los canales mediante nuestro Channel Manager, Cuásar.

Es importante indicar bien estos campos para poder hacer un buen calculo del inventario que tenemos.

Revisa la documentación referente a los Periodos de cierre.

Zenit (Motor de Reserva)

Descripción

Aquí indicaremos la descripción del Hotel que publicaremos en nuestro motor de reserva.

Es importante rellenar ya que este campo lo usamos para más cosas como por ejemplo el PDF de la reserva que se genera, para poder enviarla tanto en la confirmación de la reserva como junto al Precheck-in.

Auto rellenamos los campos del PDF de la reserva con este campo.

Media

Aquí indicaremos las Fotos del Hotel que publicaremos en nuestro motor de reserva.

Es importante rellenar ya que este campo lo usamos para más cosas como por ejemplo el PDF de la reserva que se genera, para poder enviarla tanto en la confirmación de la reserva como junto al Precheck-in.

Auto rellenamos los campos del PDF de la reserva con este campo.

Distribución de Régimen

Aquí indicaremos los productos de Régimen que podemos indicar por Marca.

Productos de alojamiento permitidos

Aquí indicaremos los productos de Régimen + Alojamiento que podremos asignar en este establecimiento. Estos nos ayudará a evitar poder asignar unos productos que no nos interesan en esta Marca.

Revisa el apartado de la documentación que hablamos sobre esto.

Productos de régimen permitidos

Aquí indicaremos los productos de Régimen que podremos asignar en este establecimiento. Estos nos ayudará a evitar poder asignar unos productos que no nos interesan en esta Marca.

Coste de Régimen

Aquí indicaremos el Coste de los diferentes regímenes por Adulto y Niño.

Además tendremos fechas de validez por si hacemos variaciones durante los años.

Venta de Régimen

Aquí indicaremos el precio de Venta de los diferentes regímenes por Adulto y Niño.

Además tendremos fechas de validez por si hacemos variaciones durante los años.

Tasa Turística

Este producto se pondrá solo automáticamente.

En caso de estar en una comunidad autónoma que tengas obligación legal de cobrar el impuesto sobre estancia turística lo tendremos que tener este producto indicado.

El calculo se realizará solo según los estándares legales de la comunidad.

Además aquí indicaremos el Grupo de Facturación que pondremos por defecto a la Tasa Turística.

Indicándolo aquí se pondrá automáticamente al cargarlo a la reserva.

Textos legales

Aquí indicaremos los textos legales. Pueden ser varios:

  • Texto que queremos que se muestren en las facturas.
  • Texto que queremos que se muestre en la Hoja de Registro del Parte de Viajeros / Modo Quiosco.
  • Imagen en el pie de página para la Hoja de Registro del Parte de Viajeros.

INE

Aquí indicaremos los códigos para el INE.

Policía

Aquí indicaremos los datos de conexión para enviar la información necesaria a la Policía.

Contamos con los formularios de los diferentes cuerpos de seguridad del estado.

Dependiendo de a quien tengas que enviar la información esto se hará automáticamente o será necesario descargar el archivo que generamos y subirlo a su página web.

Esto nos servirá para activar o desactivar el envío automático con el cierre.

Además dependiendo del cuerpo de seguridad, en caso de fallos nos podemos encontrar que la secuencia tiene que aumentar o tiene que ser la misma.

Propietario

Solo para los casos de explotaciones o villas.

Podremos indicar los propietarios de estas Marcas.

Identificación

Este apartado solo es necesaria para ciertas Comunidades Autónomas. Las Comunidades Autónomas son:

  • Andalucía

Esto sirve para identificar el establecimiento turístico según el BOE, hay que indicar:

  1. Grupo de BOE
  2. Categoría de BOE
  3. Modalidad de BOE
  4. Especialidad de BOE

Esto nos servirá para mostrar este código de identificación en ciertos documentos como pueden ser:

  • Facturas

Cuásar (gestión de canal)

Aquí indicaremos si queremos que nos salte alguna actividad que recibimos por el Channel Manager.

Configuraremos el tipo de actividad y al usuario que quiere recibirlo.

Puedes revisar aquí la configuración del Sistema de Alertas de Cuásar

Upgrade

En nuestra herramienta a la hora de realizar Upgrades o Upsellings te mostramos la cantidad de libres que tienes disponibles.

Existen dos comportamientos de cálculo a la hora de calcular las mismas. Por defecto el comportamiento es siempre contar las libres, si marcamos este check, al hacer el Upgrade nos contará las libres y las que no estén en estancia (incluso del mismo día de entrada).

Contabilidad

Diario de Facturas

Aquí indicaremos en que diario tenemos que contabilizar las facturas que registremos.

Diario de Facturas de Anticipo

Facturas Simplificadas

Aquí indicaremos en que diario tenemos que contabilizar las facturas de anticipo que registremos.

Facturas normales

Aquí indicaremos en que diario tenemos que contabilizar las facturas de anticipo que registremos.

Diario para Depósitos

Aquí indicaremos en que diario tenemos que contabilizar las facturas de depósito, en caso de que se hagan.

Diario de Cancelación / No Show

Aquí indicaremos en que diario tenemos que contabilizar las facturas de Cancelación / No Show.

Diario para Cierre

Aquí indicaremos los diarios que se revisarán cuando hagamos el cierre del día para la generación del fichero de cierre.

Voxel

En caso de trabajar con Voxel, aquí indicaremos el ID del establecimiento.

Cerradura

Aquí indicaremos la cerradura que tenemos en cada Marca.

Previamente este se tiene que configurar en el Modulo PMS Astro Interface

Además podremos indicar las Horas de Check-In y Horas de Check-Out.

Esta es la información que se le enviará al programa de grabación de llaves a la hora de grabar la llave.

Gobernanta

Desde aquí indicaremos, por cada marca, la modificación de los diferentes Estados de Limpieza:

  • Hacer sobre habitaciones ocupadas: cada noche se cambiará automáticamente el estado de limpio a sucio de las habitaciones ocupadas.
  • Hacer habitaciones libres: cada noche se cambiará automáticamente el estado de limpio a sucio de las habitaciones libres.

Esto realiza cambios de estado de limpieza cada día sobre las habitaciones Ocupadas y Libres.

  • Hacer al desbloquear habitaciones: cuando se quite el bloqueo de las habitaciones se cambiará al estado que indicamos aquí.
  • Hacer al abrir habitaciones: cuando se quiten los cierres de las habitaciones cambiará al estado indicado en esta opción.

Esto generará Tareas de Limpieza en caso de cumplimiento:

  • Plan de limpieza al desbloquear: cuando se desbloqueé una habitación se ejecutará un plan que en caso de cumplir las condiciones de este, generará Tareas de Limpieza.

Esto realizará cambios de estado de limpieza cuando se realicen estas acciones.

  • Tareas de limpieza distribuidas: Si está marcado en caso de que se hagan cambios en la reservas que afecten a las tareas de limpieza no se desasignarán del parte, en caso de no estar marcado se si se desasignarán del parte asignado y deberán volver a asignarse.

Newsletter

Puedes encontrar mas información aquí:

Escáner de Documentos

Desde aquí indicaremos indicaremos como escanearemos los documentos.

Contamos con dos posibilidades:

  • OCR: Escaneo con un dispositivo móvil.
  • Dispositivo: Escaneo con un dispositivo de escáner de documentos.

Este último requiere configuración. Puedes ver los dispositivos integrados aquí

Características del Hotel

To Do.

¿Cómo modificar un Hotel?

Para modificar un Hotel ya creado con los datos que queremos, contamos con el botón de editar dentro de la ficha del establecimiento.

Al pulsarlo podremos modificar cualquier dato, y para guardar pulsamos el botón de Guardar.