En la herramienta contamos con módulos como los de presupuesto donde podremos ayudar al departamento comercial del establecimiento para así ayudarles a realizar presupuesto sobre unas posibles reservas y la comunicación con el cliente.
Para este proceso necesitaremos poder tener acceso a los módulos de:
| PMS Astro | Ventas |
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Grupos de Facturación
Los grupos de facturación nos servirán para realizar el presupuesto dependiendo de cada caso y como queramos nosotros facturarlo y agruparlo.
Tenemos:
- All in one invoice
- Additional features in other invoice
- Tourist Tax in other invoice
Estos Grupos de Facturación están indicados en las lineas de Alojamiento y Extras.
- El Alojamiento siempre será “All in one invoice”.
- Los extras pueden ser modificables según como queramos facturarlo.
¿Cómo realizar el presupuesto?
Contamos con dos métodos para la realización de presupuesto de una reserva:
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Hay que tener en cuenta que los documentos se generarán hacia el cliente que tenemos asignado en la reserva.
Presupuesto desde Reserva
Si queremos hacer el presupuesto de una reserva puedes visitar como se hace aquí.
Presupuesto desde Grupo
Si queremos hacer el presupuesto de un grupo puedes visitar como se hace aquí.
Presupuesto masivo
Si queremos hacer el presupuesto de varias reserva puedes visitar como se hace aquí.
Si queremos hacer el presupuesto de reservas de Agencia (TT.OO.) puedes visitar como se hace aquí.
¿Qué información nos encontramos en un presupuesto?
Desde nuestro módulo Ventas podemos ver todos los presupuestos que tu has generado como los de tus compañeros, depende siempre de los permisos que tu usuario tenga.
En el presupuesto contamos con los botones como:
- Enviar el presupuesto por correo electrónico, siempre tenemos que asegurarnos que el cliente tenga indicado el correo electrónico.
- Enviar una PRO-FORMA. (Se necesita activar desde los permisos del usuario)
- Confirmar el presupuesto
- Cancelar el presupuesto
Podremos indicar datos cómo la validez del presupuesto, términos de pago y método de pago del presupuesto.
Además que al generarse el presupuesto de una reserva también nos indicará el numero de reserva y las fechas de llegada y salida.
Se nos indicarán los productos presupuestados, que se crean automáticamente cuando lo generas desde una reserva.
Podremos ver mas información relacionada con el presupuesto.
La persona encargada de este presupuesto, el equipo o departamento al que pertenece y la compañía.
En caso de tener varias compañías aquí se indicará la compañía a la que la reserva esta asignada.
Y si le permitiremos la firma y el pago online del mismo.
¿Cómo realizar el seguimiento de un presupuesto?
Desde la plataforma digital PMS Astro All in One, podemos llevar un seguimiento de nuestros presupuesto con la configuración de un correo electrónico dedicado para ello.
El cliente podrá gracias al portal del cliente y mediante el correo electrónico enviar cualquier comunicación que haga.
Esto se quedará reflejado en nuestro Chatter. El mismo también nos servirá para las comunicaciones de nosotros hacia ellos.
Podremos enviar mensajes, dejar notas internas nombrando a nuestros compañeras para que se lo notifiquen, planificar actividades que tenemos que hacer y añadir seguidores para que se les actualice cualquier avance.
Portal del cliente
El portal del cliente para presupuestos es un portal donde al enviarle el presupuesto por correo electrónico el mismo cliente puede hacer acciones sobre el mismo.
Esto nos será de mucha ayuda para agilizar el trabajo del departamento comercial.
El cliente puede realizar acciones como:
- Aceptar y firmar el Presupuesto
- Descargar el documento
- Imprimir el documento
- Contactar con la persona que le ha enviado el presupuesto directamente
- Enviar comentarios del presupuesto
- Rechazarlo
Note
También podremos configurar que el huésped pueda pagar el confirmar y pagar si configuramos el tpv virtual. Contacta con el proveedor si esta interesa.