En la herramienta contamos con módulos como los de Facturas donde podremos ayudar al departamento comercial del establecimiento para así ayudarles a realizar facturas sobre las reservas y la comunicación con el cliente.
Para este proceso necesitaremos poder tener acceso a los módulos de:
| PMS Astro | Ventas |
 |  |
Grupos de Facturación
Los grupos de facturación nos servirán para realizar la facturación dependiendo de cada caso y como queramos nosotros facturarlo y agruparlo.
Tenemos:
- Todo en una factura
- Extras en otra factura
- Tasa Turística en otra factura
Estos Grupos de Facturación están indicados en las lineas de Alojamiento y Extras.
- El Alojamiento siempre será “Todo en una factura”.
- Los extras pueden ser modificables según como queramos facturarlo.
Estados de Lineas de Facturación
Dentro de la plataforma y para facilitar y evitar duplicidades de la facturación.
Existen una serie de estados en las lineas de la reserva.
- Para facturar
- Facturado
- Pendiente de facturar
- Nada por facturar
Estos estados los veremos reflejados en la columna Estado de Facturación en las pestañas de Alojamiento y Extras.
Estos estados tendrán una gama de colores para que sea más visual.
Important
Estos estados de facturación pueden variar dependiendo de las características de la reserva, agencia, estado, etc.
¿Cómo realizar la facturación?
Contamos con dos métodos para la realización de facturas de una reserva:
Warning
Hay que tener en cuenta que los documentos se generarán hacia el titular que tenemos asignado en la reserva y este tiene que tener un NIF o Documento de Identidad para poder Publicar la factura.
Factura de Reservas
Facturación de una reserva
Si queremos hacer la facturación de una reserva puedes visitar como se hace aquí.
Facturación masiva
Si queremos hacer la facturación de varias reserva puedes visitar como se hace aquí.
Si queremos hacer la facturación de reservas de Agencia (TT.OO.) puedes visitar como se hace aquí.
Configuraciones Especiales
Si tenemos marcado las Agencia como “Agencia” Y facturable a “Agencia” en su ficha del contacto en el apartado de PMS a la hora de facturar haremos caso omiso al contacto que tengamos como Cliente y se facturará siempre como tengamos configurada la Agencia.
Si quieres saber como hacerlo, revisa la documentación de Contacto como Agencia.
Relación de los Pagos y las Facturas
Cuando tengamos la factura hecha, nos encontraremos el momento de relacionar el pago que hemos registrado de esta reserva a la factura.
Si quieres saber como se registra el pago de una factura, revisar la parte de la documentación de Pagos.
Automáticamente la plataforma nos sugerirá que contamos con pagos relacionados con este cliente. Esta busca sola mediante el cliente al que hemos facturado.
Al entrar dentro de la factura si encuentra pagos y facturas del mismo cliente verás este mensaje en la factura.
Al hacer clic en la parte en negrita o ir a la zona de abajo de la factura verás un mensaje parecido a esto:
Para relacionar el pago lo único que tendremos que hacer es darle clic al botón de “Añadir”
En caso de que el pago que relacionamos no mata toda la factura nos aparecerá la información así:
Nos indicará cuanto tenemos de deuda y cuantos pagos tenemos registrados.
Facturas Rectificativas
Generar Factura Rectificativa de Factura
Si nos equivocamos al generar la factura y no la podemos volver atrás tenemos un concepto llamado “Facturas Rectificativas”, más conocido en España como “Abono”, teniendo en cuenta que este tipo de factura estará siempre en Positivo.
Desde la factura errónea,cuando ya la tenemos Publicada, nos aparecerá un botón llamado Agregar Factura Rectificativa
Nos aparecerá esta pantalla donde tendremos que indicar si es un reembolso parcial o completo.
Además de indicar el motivo, fecha de la factura rectificativa y diario que se usa.
Indicamos lo necesario, modificamos la parte parcial de la factura en caso de que se necesario y nos aparecerá la Rectificativo en el contador de factura de la reserva con su respectiva serie.
Creación de Facturas Rectificativas
El procedimiento es el mismo que crear una Factura, lo único que tenemos que tener en cuenta es a la hora de generar facturas rectificativas es marcar la Opción de Rectificativa.
Así podremos crear Facturas Rectificativas relacionadas con las reservas.
Relación de los Facturas y Facturas Rectificativas
Recordar que ambos conceptos están siempre en positivo.
Note
A nivel de usabilidad de usuario, visualmente aparecerá en negativo en las listas.
Es dentro del asiento contable de cada pago que aparecerá en el debe o en el haber de la cuenta de tesorería.
Tenemos la factura de la reserva NO pagada
Al generar la factura rectificativa automáticamente se “pagan” la una con la otra y no aparece en la opción de pagos de clientes.
Tenemos la factura de la reserva pagada
El pago de la factura aparece en la opción de pagos de clientes. Hay que registrar el pago de la factura rectificativa y éste también aparece en la opción de pagos de clientes.
Casos de Uso
No poder Publicar Facturas
Si aparece el siguiente mensaje
El cliente vinculado a la factura debe tener introducido el documento identificativo. Ya sea NIF o Numero de Documento.
Comprobar que el cliente y huésped son el mismo o que el cliente tiene documento identificativo o NIF en el apartado Información Personal.
Reservas con Factura de Anticipo
Si la reserva cuenta con una factura de anticipo, automáticamente se añadirá una linea de producto de depósito en la factura que generamos.
Hay un campo que se muestra las facturas de anticipo que se asignarán.
Esto lo que hará es restar en la factura la suma total.
Automáticamente se añadirán tantas facturas de anticipo como tengamos generadas para esta reservas, pero podemos quitarlas en caso de necesidad.
Note
En la factura final verás el nº de factura de anticipo sobre la misma.